Facilitazione delle operazioni di Check-in documenti degli ospiti delle unità ricettive.

Uno dei problemi connessi con l’obbligo di registrare i dati degli ospiti per rispondere ai diversi obblighi di legge (Invio dati al Portale Alloggiati, calcolo e produzione dei file di presenze per gli Osservatori Turistici Regionali e, ove vige, calcolo dell’imposta di soggiorno), è quello di trattenere il documento dell’ospite in attesa della registrazione nel programma gestionale o, in mancanza, del collegamento con i portali che permettono la registrazione dei dati on line.

Non sempre gli ospiti sono disposti a lasciare i propri documenti alla reception e questa prassi è esposta al rischio di smarrimento dei  documenti o  allo scambio degli stessi.

Softitalia Facility ha stabilito un accordo di collaborazione, per intergrare alcune  incombenze peculiari delle nostre Regioni per la trasmissione dei dati di presenza Istat, con una delle più importanti Società a livello mandiale che ha realizzato un software in grado di leggere i dati dai documenti di quasi tutti i paesi e acquisirli nei formati richiesti dalle varie incombenze. In Italia producono il file di testo per l'immediata trasmissione dei dati alloggiati verso il portale del Ministero dell'Interno (Alloggitiweb) e le successive incombenze, non ultimo il passaggio dei dati verso il programma gestionale (PMS) in uso.

Per informazioni tel. 348 7152300.

Per chi non disponga di un programma gestionale, ma usi solo il programma CPH per la trasmissione dei dati verso la Questura e l'Istat, la soluzione proposta da CPH (Controllo Presenze Hotel) consiste nello scannerizzare il documento di identità, fronte retro, e restituirlo subito all’ospite. Segue, nei momenti di minore impegno,  la registrazione dei dati. Questa viene agevolata dal poter disporre, in un’unica videata,  dell’immagine del documento e del form in cui inserire i dati nell’archivio che ne permette la trasmissione verso il CEN Ministeriale (Alloggiatiweb) e la produzione dei file presenza da inviare agli Osservatori Turistici Regionali.

L’immagine del documento rimane quindi archiviata in connessione con il Cognome e Nome dell’ospite con la data di arrivo, per eventuali successive  consultazioni.

La soluzione proposta richiede l’adozione di uno scanner collegato al PC (spesso già disponibile con la stampante) e l’installazione del programma CPH che agevola tutte le operazioni sopra elencate.

Ecco come vengono appaiate la finestra di check-in e l’immagine del documento da cui riprendere i dati: