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Scanner Documenti Ospiti

Facilitazione delle operazioni di Check-in documenti degli ospiti delle unità ricettive.

Uno dei problemi connessi con l’obbligo di registrare i dati degli ospiti per rispondere ai diversi obblighi di legge (Invio dati al Portale Alloggiati, calcolo e produzione dei file di presenze per gli Osservatori Turistici Regionali e, ove vige, calcolo dell’imposta di soggiorno), è quello di trattenere il documento dell’ospite in attesa della registrazione nel programma gestionale o, in mancanza, del collegamento con i portali che permettono la registrazione dei dati on line.

Non sempre gli ospiti sono disposti a lasciare i propri documenti alla reception e questa prassi è esposta al rischio di smarrimento dei  documenti o  allo scambio degli stessi.

La soluzione proposta da CPH (Controllo Presenze Hotel) consiste nello scannerizzare il documento di identità, fronte retro, e restituirlo subito all’ospite. Segue, nei momenti di minore impegno,  la registrazione dei dati. Questa viene agevolata dal poter disporre, in un’unica videata,  dell’immagine del documento e del form in cui inserire i dati nell’archivio che ne permette la trasmissione verso il CEN Ministeriale (Alloggiatiweb) e la produzione dei file presenza da inviare agli Osservatori Turistici Regionali.

L’immagine del documento rimane quindi archiviata in connessione con il Cognome e Nome dell’ospite con la data di arrivo, per eventuali successive  consultazioni.

La soluzione proposta richiede l’adozione di uno scanner collegato al PC (spesso già disponibile con la stampante) e l’installazione del programma CPH che agevola tutte le operazioni sopra elencate.

Ecco come vengono appaiate la finestra di check-in e l’immagine del documento da cui riprendere i dati:

 

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